บัญชีสำหรับธุรกิจที่ขายสินค้าออนไลน์

บัญชีสำหรับธุรกิจที่ขายสินค้าออนไลน์

กรมสรรพากรกำหนดให้ผู้ประกอบการที่ทำธุรกิจในรูปแบบบุคคลธรรมดาที่ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มจัดทำบัญชีแสดงรายได้และรายจ่ายประจำวันด้วยเหตุนี้การทำบัญชีสำหรับร้านค้าออนไลน์จึงเป็นเรื่องที่จำเป็นอย่างมาก ซึ่งผู้ประกอบการขนาดเล็กหลายๆ รายอาจจะเข้าใจผิดคิดว่าการทำบัญชีนั้นมีไว้สำหรับบริษัทใหญ่หรือเพื่อร้านค้าทั่วไปอย่างเดียวเท่านั้น แต่ที่จริงแล้วพ่อค้าแม่ค้าออนไลน์ก็สามารถทำบัญชีให้กับร้านได้เหมือนกัน ซึ่งการทำบัญชีให้ร้านนั้นนอกจากจะเป็นการสรุปยอดขายและรายจ่ายในทุกๆ เดือนแล้ว ยังช่วยให้เรามีข้อมูลสรุปรายได้ที่ชัดเจนแน่นอนนอกเหนือจากตัวเลขที่ระบบของเว็บไซต์บันทึกเอาไว้อีกด้วย

การทำบัญชีร้านค้า มีหลักการ 3 ข้อง่าย ๆ ดังนี้

1. ทำเอกสารให้อ่านง่ายและหมั่นบันทึกยอดรับ-จ่ายทุกวัน
   การทำบัญชีทุกประเภท หากคุณทำบัญชีด้วยตัวเองอาจเลือกทำตารางในแบบที่เราเข้าใจง่าย เลือกดูข้อมูลได้ง่าย และยิ่งข้อมูลละเอียดเท่าไรก็ยิ่งทำให้เราสามารถสรุปรายการต่างๆ และมองเห็นความเคลื่อนไหวของตัวเลขสถิติของร้านได้ง่ายยิ่งขึ้น นอกจากนี้อย่าลืมบันทึกยอดรายรับและรายจ่ายของร้านทุกวันให้เป็นนิสัย โดยควรจดบันทึกเป็นประจำทุกวัน ไม่ควรมาจดย้อนหลังเพราะอาจทำให้เกิดความผิดพลาดของข้อมูลและตัวเลขได้
   
   
2. ซื่อสัตย์กับตัวเองและจดบันทึกทุกครั้งที่งบประมาณของร้านมีการเคลื่อนไหว
   หลายครั้งที่เจ้าของร้านมักจะชอบหยิบยืมหรือใช้เงินปนกันระหว่างเงินส่วนตัวและเงินของร้าน ด้วยเพราะคิดว่านั่นก็คือเงินของคุณ แต่อย่างไรก็ตามการนำเงินงบประมาณของร้านไปใช้อาจทำให้เมื่อถึงเวลาสรุปยอดประจำเดือนหรือประจำปี ตัวเลขรายรับรายจ่ายที่ได้อาจไม่ตรงกับความเป็นจริง เพราะฉะนั้นเพื่อป้องกันเหตุการณ์ดังกล่าว เราจึงต้องทำการจดบันทึกทุกครั้งที่นำเงินออกจากกองกลางของร้านไม่ว่าจะนำไปใช้จ่ายด้วยเหตุผลอะไรก็ตาม หากต้องการทำบัญชีอย่างถูกต้องและครบถ้วน ก็ต้องจดบันทึกรายการต่างๆ ด้วยความซื่อสัตย์
   
   
3. สรุปยอดบัญชีทุกเดือนและทำสรุปรายปี
   การสรุปยอดบัญชีทุกๆ เดือนจะทำให้เรามองเห็นภาพรวมรายรับและรายจ่ายของร้านค้าออนไลน์ของเรา นอกจากนี้ยังทำให้เมื่อถึงเวลาทำสรุปยอดรายปีก็สามารถรวบรวมข้อมูลและทำสรุปได้ง่ายขึ้นอีกด้วย
   
   

โดยรูปแบบของการทำตารางรายรับ-รายจ่ายสามารถทำได้ง่ายๆ ดังนี้

เริ่มต้นการสร้างตารางด้วย excel file หรือในสมุดจดโดย จะต้องมีส่วนประกอบสำคัญ  5  ส่วน  แบ่งเป็น

• ส่วนที่ 1 ช่องวัน เดือน ปี ให้เขียนวันที่มีรายการรับเงินและจ่ายเงิน
  
• ส่วนที่ 2 ช่องรายการ ให้บันทึกรายละเอียดของรายการรับเงิน และ รายการจ่ายเงินที่เกิดขึ้นประจำวัน
  
• ส่วนที่ 3 ช่องรายรับ ให้บันทึกจำนวนเงินที่ได้รับเข้ามา เช่น ขายสินค้า, กู้ยืมเงิน เป็นต้น
  
• ส่วนที่ 4 ช่องรายจ่าย แบ่งเป็น รายจ่ายซื้อสินค้า และรายจ่ายอื่นๆ
• ส่วนที่ 5  ช่องลงยอดรวมรายเดือน ให้รวมเงินในแต่ละเดือนสิ้นเดือนให้รวมเงินที่ได้รับและจ่ายไป ในบันทึกรวมเขียนชื่อเดือนกำกับไว้  เมื่อลงรายการครบทุกช่องแล้ว  นำตัวเลขสรุปตอนสิ้นเดือนซึ่งนอกจากเราจะทราบรายได้  รายจ่าย  กำไร(ขาดทุน) ในแต่ละเดือนแล้วเรายังสามารถนำไปแสดงรายได้ในการยื่นเสียภาษีได้อย่างถูกต้อง สะดวก  รวดเร็ว  โดยให้รวมบัญชีเงินสด รับ-จ่าย สรุปยอดทุกเดือนตั้งแต่เดือน มกราคม – ธันวาคม นำไปยื่นแบบแสดงรายการภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาด้วยแบบ ภ.ง.ด.90 และรายรับครึ่งปี ตั้งแต่เดือน มกราคม – มิถุนายน  นำไปยื่นแบบแสดงรายการภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาด้วยแบบ ภงด.94  อย่าลืมเก็บเอกสารประกอบค่าใช้จ่ายบิล,ใบแจ้งหนี้ใบสำคัญจ่าย และเอกสารรับเงิน เช่น ใบเสร็จรับเงิน,ใบนำฝากธนาคาร,สำเนารายการเคลื่อนไหวบัญชีธนาคาร แยกเป็นหมวดหมู่รายเดือนให้เรียบร้อย